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定例ミーティングを行うときの議事録は Notion のテンプレート機能を使うのがオススメ
📆2020/09/20(最終更新日:2020/12/21)🔖 Notion
🐈 「(少しマニアックな)Notion の使い方まとめ」という note マガジンでも、毎週1本 Notion の使い方に関する記事を発信をしています。 もしよければそちらも覗いてみてください。
⚠ この記事は最終更新日から1年以上が経過しています。内容が古い箇所がある可能性があるためご注意ください。
弊社 J-CAT では Notion をフル活用しています。議事録も Notion で取っており、過去の議事録はすべて Notion のデータベース上に記録されるようになっています。クォーター(3ヶ月)ごとにアーカイブ化しているのですが、だいぶ貯まって、100を超える議事録が Notion 上に蓄積されています。
![弊社 J-CAT の Notion の議事録](/_next/image?url=%2FblogImages%2F258a62ee-5a40-4f05-b05d-c4b56002ed68.png&w=1920&q=75)
定例ミーティングはテンプレート化する
そんな議事録ですが、僕たちは定例系のミーティングはテンプレート化しています(僕自身がアジェンダがないミーティングは嫌いということもあって、ミーティングの生産性にはだいぶこだわっています。テンプレート化もその一環です。)
![Notion を使った議事録テンプレート](/_next/image?url=%2FblogImages%2F68eea885-5eb3-401b-a90f-5f9cc1c6c6ea.png&w=1920&q=75)
あらかじめ用意してあるテンプレートをクリックすることで、議事録のページが自動で作成され、すぐにミーティングを開始することができる状態にしてあります。今はデザインのミーティングと、エンジニアのミーティング、ペアプロ・モブプロをテンプレート化してあります。
テンプレートの作り方の解説
慣れれば大したことないのですが、初見だと少し複雑なので、テンプレートの作り方を以下で解説しようと思います。ここで言うテンプレートは、以前紹介した テンプレートギャラリー とはまた別の機能です。
/(スラッシュ)コマンドで、Template button と入力します。
![Template button を選択](/_next/image?url=%2FblogImages%2Ff1e28106-ba45-4794-bcfd-707c552bafe8.png&w=1920&q=75)
以下のようなテンプレート編集画面が表示されます。 Button name には画面に表示したいテンプレート作成ボタンのタイトルを入力してください。今回は「議事録を作成する」と入力することにします。
![Notion のテンプレートボタン編集画面](/_next/image?url=%2FblogImages%2F169a3a35-c310-4807-9c02-bc43808d7b9d.png&w=1920&q=75)
そして大事なのが、Template の項目です。ここはデフォルトでは To-do のボックスが表示されていますが、これを削除し、 / スラッシュコマンドから、 /page と入力して Page を選択してください。
![Notion のテンプレートでページを作るように変更](/_next/image?url=%2FblogImages%2F2cc93608-a8f1-4c8b-88de-ecbb68f36a49.png&w=1920&q=75)
ここまで来たらほぼ完成です。Page 内に、以下のようにテンプレート化したい議事録のページを作ります。
![テンプレート化したい議事録のページを作成](/_next/image?url=%2FblogImages%2Fda0902fd-5e58-4d0a-8ad0-05d90e2ea307.png&w=1920&q=75)
そして、前のページに戻ると、以下のようにテンプレートのボタンが作成されて、ボタンをクリックするだけで議事録が作成されるようになります。これで完成です。
![Notion 議事録テンプレートボタン完成](/_next/image?url=%2FblogImages%2Fd4cb0225-3f87-4a15-bd06-136b65d37b1d.png&w=1920&q=75)
編集したいとき
ちなみに、編集したいときはちょっと分かりづらいのですが、右クリックして、現れるモーダル内の Configure を選択してください。そうすると、最初のテンプレート編集ブロックが表示されます。
![Notion テンプレートを編集する](/_next/image?url=%2FblogImages%2F24892984-2e0b-4f4c-a57e-52f6485b6337.png&w=1920&q=75)
テンプレート機能の使い方を紹介しました。議事録テンプレート以外にも無限の可能性を秘めた機能だと思っているので、ぜひ一度触って試してみてください。生産性が上がること間違いナシです。
ご不明点があれば @___35d まで🙌
🐈
このブログで紹介した Notion の使い方のまとめは以下の記事で紹介しています。