定例ミーティングを行うときの議事録は Notion のテンプレート機能を使うのがオススメ

// 🙎‍♂️ Yuji Tsuburaya📆 September 20, 2020🔖 Notion

弊社 J-CAT では Notion をフル活用しています。議事録も Notion で取っており、過去の議事録はすべて Notion のデータベース上に記録されるようになっています。クォーター(3ヶ月)ごとにアーカイブ化しているのですが、だいぶ貯まって、100を超える議事録が Notion 上に蓄積されています。

弊社 J-CAT の Notion の議事録
弊社 J-CAT の Notion の議事録

定例ミーティングはテンプレート化する

そんな議事録ですが、僕たちは定例系のミーティングはテンプレート化しています(僕自身がアジェンダがないミーティングは嫌いということもあって、ミーティングの生産性にはだいぶこだわっています。テンプレート化もその一環です。)

Notion を使った議事録テンプレート
Notion を使った議事録テンプレート

あらかじめ用意してあるテンプレートをクリックすることで、議事録のページが自動で作成され、すぐにミーティングを開始することができる状態にしてあります。今はデザインのミーティングと、エンジニアのミーティング、ペアプロ・モブプロをテンプレート化してあります。

テンプレートの作り方の解説

慣れれば大したことないのですが、初見だと少し複雑なので、テンプレートの作り方を以下で解説しようと思います。ここで言うテンプレートは、以前紹介した テンプレートギャラリー とはまた別の機能です。

/(スラッシュ)コマンドで、Template button と入力します。

Template button を選択
Template button を選択

以下のようなテンプレート編集画面が表示されます。 Button name には画面に表示したいテンプレート作成ボタンのタイトルを入力してください。今回は「議事録を作成する」と入力することにします。

Notion のテンプレートボタン編集画面
Notion のテンプレートボタン編集画面

そして大事なのが、Template の項目です。ここはデフォルトでは To-do のボックスが表示されていますが、これを削除し、 / スラッシュコマンドから、 /page と入力して Page を選択してください。

Notion のテンプレートでページを作るように変更
Notion のテンプレートでページを作るように変更

ここまで来たらほぼ完成です。Page 内に、以下のようにテンプレート化したい議事録のページを作ります。

テンプレート化したい議事録のページを作成
テンプレート化したい議事録のページを作成

そして、前のページに戻ると、以下のようにテンプレートのボタンが作成されて、ボタンをクリックするだけで議事録が作成されるようになります。これで完成です。

Notion 議事録テンプレートボタン完成
Notion 議事録テンプレートボタン完成

編集したいとき

ちなみに、編集したいときはちょっと分かりづらいのですが、右クリックして、現れるモーダル内の Configure を選択してください。そうすると、最初のテンプレート編集ブロックが表示されます。

Notion テンプレートを編集する
Notion テンプレートを編集する

テンプレート機能の使い方を紹介しました。議事録テンプレート以外にも無限の可能性を秘めた機能だと思っているので、ぜひ一度触って試してみてください。生産性が上がること間違いナシです。

ご不明点があれば @___35d まで🙌


このブログで紹介した Notion の使い方のまとめは以下の記事で紹介しています。

このブログで紹介した Notion の使い方まとめ

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書いた人

___35d

Yuji Tsuburaya (@___35d

👩‍💻 Frontend Engineer

🏢 J-CAT CTO Co-Founder / ex. BizReach

🎨 by @ch1ch1ch1_123

💚 Minimalism / Notion / Figma

📱 Author of @FastNotion

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