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Notion のかんばんボードでプロジェクト管理・定期的な棚卸し
📆2020/10/05（最終更新日：2020/10/04）🔖 Notion
🐈 「（少しマニアックな）Notion の使い方まとめ
」という note マガジンでも、毎週1本 Notion の使い方に関する記事を発信をしています。 もしよければそちらも覗いてみてください。
⚠ この記事は最終更新日から1年以上が経過しています。内容が古い箇所がある可能性があるためご注意ください。
何度かこのブログでも紹介していますが、弊社 J-CAT では Notion でかんばんボードを作成して、タスク管理・プロジェクト管理を行っています。かんばんボードは Notion の機能の一つであるデータベース機能を使っています。
データベースなので、日々の仕事量と比例してどんどんデータが溜まっていきます。実際のタスク一個一個のデータもそうですが、プロジェクトやタグ等の関連情報も、新しいプロジェクトが立ち上がるたびに増えていきます。
僕たちは、このようなデータ量の増大に対し、Q（3ヶ月）ごとにかんばんボードの棚卸しを行っています。今回のブログでは、この棚卸しに焦点を当てて解説していきたいと思います。
かんばんボードの運用方法
文字で説明するよりも、見た方が早いと思います。以下のスクリーンショットのようなかんばんボードを作成しています。（画像は、アサイン者を僕で絞ったビューです）
個々のタスクには、以下のようなプロパティを持たせています。
プロジェクトごとにタスクが生み出され、ステータスを Done にしていくことで、プロジェクトが進行していきます。プロジェクトマネージャー（僕）は、プロジェクトでフィルタしたビューを確認することで、タスク・プロジェクトの進捗状況を把握することができます。
定期的な棚卸し
そして、このかんばんボードですが、冒頭にも書いたとおり、新たなプロジェクトが立ち上がり、プロジェクトが進捗するたびにデータが膨大に溜まっていきます。そこで僕たちは Q（3ヶ月）ごとに棚卸しをし、新たなかんばんボードを作成するようにしています。
棚卸しの内容としては、データベースのコピー、不要なタスク・完了した削除、完了したプロジェクトの削除を行います。以下のように、⌘ + D でページごと複製し、新たなかんばんボードを作成します。タイトルにいつの期間のかんばんボードなのかを入力します（例: かんばんボード 2020年3Q 等）
終了したかんばんボードは、削除するのではなくアーカイブ というページを作って、そこに格納するようにしています。ゴミ箱ではなく一応ログとして取っておく……
コピーされた新しいかんばんボードからは不要なタスクとプロジェクトを削除し、新しいかんばんボードとして運用を開始します。
（コラム）なぜここまで徹底的にやるのか？
最近のモットーというか、大事にした方が良いなと思ってることの一部だからです。雑にツイートはしたのですが、また別記事で深堀りしようかなとも思います。個人開発だったら別に良いんだけど、組織だったら仕組みはどうあれ、しっかり取り組んでいくべきことな気がする。
まとめ
まとめです。
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けっこう独学でやってる部分あるので、他社さんで Notion 使われてるところあれば、意見交換させてくださいませ！ Twitter DM 開放してるのでそちらまで。（相談等もお気軽にどうぞ！）
