Notion のかんばんボードでプロジェクト管理・定期的な棚卸し

// 🙎‍♂️ Yuji Tsuburaya📆 October 05, 2020🔖 Notion

何度かこのブログでも紹介していますが、弊社 J-CAT では Notion でかんばんボードを作成して、タスク管理・プロジェクト管理を行っています。かんばんボードは Notion の機能の一つであるデータベース機能を使っています。

データベースなので、日々の仕事量と比例してどんどんデータが溜まっていきます。実際のタスク一個一個のデータもそうですが、プロジェクトやタグ等の関連情報も、新しいプロジェクトが立ち上がるたびに増えていきます。

僕たちは、このようなデータ量の増大に対し、Q(3ヶ月)ごとにかんばんボードの棚卸しを行っています。今回のブログでは、この棚卸しに焦点を当てて解説していきたいと思います。

かんばんボードの運用方法

文字で説明するよりも、見た方が早いと思います。以下のスクリーンショットのようなかんばんボードを作成しています。(画像は、アサイン者を僕で絞ったビューです)

Notion かんばんボード
Notion かんばんボード

個々のタスクには、以下のようなプロパティを持たせています。

プロジェクトごとにタスクが生み出され、ステータスを Done にしていくことで、プロジェクトが進行していきます。プロジェクトマネージャー(僕)は、プロジェクトでフィルタしたビューを確認することで、タスク・プロジェクトの進捗状況を把握することができます。

定期的な棚卸し

そして、このかんばんボードですが、冒頭にも書いたとおり、新たなプロジェクトが立ち上がり、プロジェクトが進捗するたびにデータが膨大に溜まっていきます。そこで僕たちは Q(3ヶ月)ごとに棚卸しをし、新たなかんばんボードを作成するようにしています。

棚卸しの内容としては、データベースのコピー不要なタスク・完了した削除完了したプロジェクトの削除を行います。以下のように、⌘ + D でページごと複製し、新たなかんばんボードを作成します。タイトルにいつの期間のかんばんボードなのかを入力します(例: かんばんボード 2020年3Q 等)

かんばんボードを複製する
かんばんボードを複製する

終了したかんばんボードは、削除するのではなくアーカイブ というページを作って、そこに格納するようにしています。ゴミ箱ではなく一応ログとして取っておく……

アーカイブのページに過去のかんばんボードを格納している
アーカイブのページ 過去のかんばんボードを格納

コピーされた新しいかんばんボードからは不要なタスクとプロジェクトを削除し、新しいかんばんボードとして運用を開始します。

(コラム)なぜここまで徹底的にやるのか?

最近のモットーというか、大事にした方が良いなと思ってることの一部だからです。雑にツイートはしたのですが、また別記事で深堀りしようかなとも思います。個人開発だったら別に良いんだけど、組織だったら仕組みはどうあれ、しっかり取り組んでいくべきことな気がする。

まとめ

まとめです。


けっこう独学でやってる部分あるので、他社さんで Notion 使われてるところあれば、意見交換させてくださいませ! Twitter DM 開放してるのでそちらまで。(相談等もお気軽にどうぞ!)

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書いた人

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Yuji Tsuburaya (@___35d

👩‍💻 Frontend Engineer

🏢 J-CAT CTO Co-Founder / ex. BizReach

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💚 Minimalism / Notion / Figma

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