Notion を企業で運用するときにやるべきこと3選

// 🙎‍♂️ Yuji Tsuburaya📆 July 24, 2020🔖 Notion

Notion を自分たちの会社に導入して、半年以上が経ちました。

半年以上ハードに使い倒したおかげで(日々カイゼンを繰り返しながら)運用フローがブラッシュアップされ、知見もだいぶ溜まってきました。

今日は(だいぶキャッチーなタイトルを付けてしまいましたが)半年以上使い倒して感じたNotion を企業で運用する上で大事なことを3つ挙げたいと思います。

🤴 Notion 大臣を決める

まず1つ目は、Notion を設計していくオーナーを決めましょう。僕は勝手にその役割の人を Notion 大臣と呼んでいます。(そして、自分でそれをやっています)

「みんなでうまくやっていこう」だと絶対にムリです。

Notion に限らずですが、誰かがボールを持って、主体性を持って進めていくのがオススメです。みんなでやろうだと、日本人の特性で譲り合っちゃうのか何なのか、なかなか前に進まないんですよね。情報設計のスキルと、適度な遊び心を持ったデザイナーが大臣をやるのが良いのかなと思っています。

Notion 大臣がページ設計・ネスト構造の設計をして、他のユーザーは大臣が決めた設計をもとにコンテンツを増やしていくイメージが良いと思います。特に、ページのネストが(便利でもあるのですが)カオスになりがちなポイントだと思うので、意識してうまく設計していきましょう。

うちの会社では、ページのネストは3階層まで、とルール化していたりします。もちろん、最初から完璧な設計などは不可能なので、徐々に最適化していく精神で OK だと思います。

🧹 整理を定期的に行う

定期的にデータと構造の見直しを行いましょう。

僕たちは、日々のメンテナンスはもちろん、3ヶ月ごとに大きなデータの棚卸しを行っています。

僕たちの会社で使っているかんばんボードは 3ヶ月ごとに棚卸しされ、Done と Pending になったチケットは全てアーカイブ化されます。そして、心機一転、新しいかんばんボードが作られます。

また、再設計も定期的に行いましょう。情報設計においても、コードと同じくリファクタリング(振る舞いを保ちつつ、内部構造を整理)してやることが大切です。こちらはスパンを決めてやるというよりは、「こっちの方が使いやすくない?」という声を拾ってどんどん良い方向に持っていくイメージです。何度も同じことを言うようですが、最初から完璧な設計は不可能です。継続的なカイゼン、マジで大事!

🔧 徹底的に仕組み化する

ドキュメントの置き場に迷うことありませんか?置き場に迷うということは、設計段階で階層構図が考慮されてパターンがほとんどだと思います。迷ったら設計見直しのチャンスだと捉えると良いと思います。日々の業務のワークフローのパターン数なんて、たかが知れているので、全てを仕組みする精神で大臣はルールを作っていきましょう。(たとえば、「スクラムのセレモニーであるリファインメントは、このページのここを見て、〇〇をやる」みたいな型を決めましょう。)

参考までに、僕たちの会社(10名程度)で運用している Notion のページ構成はこんな感じです。もっと大規模な組織の場合には部門ごとに親ページを分けて、それぞれに大臣を任命したりすると良いかなと思います。

僕たちの会社のページ設計
僕たちの会社のページ設計

繰り返し同じ作業が発生するものはテンプレート化して効率化を図りましょう。定例の議事録や、ペアプロ作業はテンプレート化して、型に沿って進めています。(クリックすると、テンプレートのページが展開されて、すぐに目的の MTG の準備を始めることができます)

僕たちの会社のテンプレートの例
僕たちの会社のテンプレートの例

まとめ

長々と書きましたが、最初から完璧な設計などできません。日々カイゼンしていこうというマインドがイチバン大事だと思ってます。「こっちの方が便利じゃね?」を繰り返して行きましょう。

それではみなさん良い Notion ライフを 🙌

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書いた人

___35d

Yuji Tsuburaya (@___35d

👩‍💻 Frontend Engineer

🏢 J-CAT CTO Co-Founder / ex. BizReach

🎨 by @ch1ch1ch1_123

💚 Minimalism / Notion / Figma

📱 Author of @FastNotion

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